Eelmises postituses kirjutasin, et programmis on võimalus isikuandmete importimiseks ja nii mõnigi kogu tundis asja vastu huvi.
Tuli ka üks kommentaar küsimusega, miks ei ole selle funktsiooni kohta infot spikris. Seda ei ole seal meelega, kuna enamasti teevad importimist IT-juhid või mina ise,
kui oman juurdepääsu andmebaasile. Seda lihtsalt põhjusel, et importimist valesti tehes võib korraldada suure segaduse, mida hiljem lappida on palju raskem. 🙂
Kirjeldan käesolevas postituses üksikasjalikult, kuidas ühes kooliraamatukogus tuleks see protsess läbi viia nii, et kõik oleks korrektne.
1. Õpilaste nimekiri
Kogu protsessi aluseks on vajalik õpilaste nimekiri CSV formaadis, mille saamiseks on mitu võimalust (EHIS, E-Kool jne.)
Fail peaks sisaldama järgmiseid välju perekonnanimi;eesnimi;isikukood;klass (CSV Näide)
NB! Klassi tähis failis, peab ühtima lugejarühma nimetusega RIKS-s. Näiteks: RIKS-s on lugejarühma tähiseks 11a siis peab see nii olema ka failis, vastasel korral tekitab
programm uue lugejarühma!
2. Koolist lahkunud lugejate kustutamine
Järgmiseks sammuks peaks olema vanade e. koolist lahkunud lugejate kustutamine. Näiteks gümnaasimus saab korraga kustutada kõik lahkunud 12. klassi lugejad.
Menüüst Lugejad – Eritoimingud – Lugejate kustutamine, vali filtriks sobiv lugejarühm, märgista kõik või soovitud lugejad linnukesega ning klõpsa nupul Kustuta valitud lugejad.
3. Vanade lugejarühmade muutmine uueks
Lugejarühmade muutmiseks vali menüüst Haldus – Lugejarühmade muutmine.
Muuda lugejarühmad kindlasti ülevalt allapoole liikudes!!! Näiteks: 11a -> 12a, 10a -> 11a jne.
4. Uute lugejate importimine
Uute lugejate importimiseks vali Lugejad – Eritoimingud – Iskuandmete import.
Vali imporditavad väljad samas järjekorras, nagu need on CSV failis. Väljaks, millel on klass vali Töö- või õppekoht.
Vali väljade eraldaja – CSV puhul on selleks enamasti semikoolon. Märgista linnukesega Registreeri automaatselt lugejaks ja Korrigeeri võimalikud vead.
Lugejarühma tähis väljal vali Töö- või õppekoht. Klõpsa nupul Ava fail ja ava CSV fail.
Programm kontrollib andmed üle ja kuvab need nimekirjas. Kui andmetes leiti mingid vead annab programm sellest teada ja märgistab vastavad read linnukesega.
Veaks võib olla näiteks – Isikukood juba on andmebaasis.
NB! Linnukesega märgistatud ridu programm ei impordi!
Kui ole veendunud, et andmed on korras, klõpsa nupul Impordi andmed. Programm impordib isikuandmed ja loob ühtlasi ka vastavad lugejaandmed.
Ja valmis ta ongi 🙂
Millele tähelepanu pöörata?
a) Importimisega niisama katsetada ei maksa
b) Kui failis ei ole isikukoodi ei soovita importi sellisel moel teha, kuna isikukood on unikaalseks tunnuseks ja aluseks, mille abil saab välistada topeltimpordi jne.
c) Kui importimisel midagi untsu läks(veateade, vale väljade järjekord jne) võta koheselt ühendust autorfirmaga, ära hakka ise uuesti importima ega midagi kustutama.
Head importimist soovides;
Meelis